市区町村または地域包括支援センターの窓口で申請
介護保険の利用は自己申請ですので、本人か家族が市区町村や最寄りにある地域包括支援センターの窓口で事前に申請をする必要があります。その際、65歳以上の第1号被保険者は、介護保険証と申請書を合わせて提出します。
なお地域包括支援センターは、日本全国の市区町村に必ず設置されています。原則として「日常生活圏域」ごとに1カ所、およそ中学校の学区にひとつの割合が目安です。40～64歳までの第2号被保険者には介護保険証の送付はないので、申請書のみを提出します。
訪問調査と主治医意見書
申請が受理されると、市区町村の調査員が自宅や入院先などを訪れ、訪問調査を行います。調査項目は「心身機能・起居動作」「生活機能」「認知機能」「精神・行動障害」「社会生活への適応」など全74項目で、本人（利用者）や家族の状態や介護の必要性を確認します。
同時に、「主治医意見書」が必要になるため、市区町村が利用者の主治医に意見書の作成を依頼します。意見書を作成する主治医は申請者が選ぶほか、特定の主治医がいない場合は市区町村指定の医師の診察を受けます。
要介護認定を受けてケアプランを作成
訪問調査の結果と主治医の意見書をもとに要介護認定が行われ、市区町村が認定結果を決定します。結果は「非該当」「要支援1・2」「要介護1～5」の8種があり、それぞれ利用できるサービスが限られます。
要支援の場合はその後、地域包括支援センターのケアマネジャーに、要介護の場合は居宅介護支援事業所のケアマネジャーにケアプランを作成してもらい、利用する介護事業者と契約してサービスの提供を受けます。